O que fazer e o que não fazer para organizar os seus arquivos digitais

Minha dica de hoje.

Hoje em dia, todos nós temos milhões de arquivos digitais armazenados em vários dispositivos. Arquivos de música, fotos, documentos do trabalho ou da escola, registros financeiros e o que mais pudermos imaginar, temos uma quantidade incrível de itens para organizar e localizar. Você pode tentar usar a função “Pesquisar” ou “Localizar” no seu computador ou tablet para conseguir o arquivo que deseja, mas, geralmente, você recebe uma lista enorme de resultados possíveis, em vez do arquivo exato que você está procurando. A pesquisa depende de nomes de arquivo descritivos e palavras-chave úteis dentro do arquivo. Você precisa de um sistema para organizar arquivos à medida que os cria e armazená-los, se quiser encontrá-los rapidamente mais tarde.

Os sistemas de organização digital podem ser uma questão de estilo pessoal, mas algumas verdades essenciais podem ajudar todos nós a organizar nossos arquivos.

• Não guarde todos os arquivos e não exclua arquivos antigos impiedosamente — Se você não guardá-los, não precisa organizá-los. Exclua duplicatas, livre-se de arquivos muito antigos que nunca usa e não faça download de todos os anexos de email. Por exemplo: quando você tirar fotos, exclua as que estão fora de foco, aquela em que aparece um papagaio de pirata e todas as fotos ruins antes ou durante a importação para o computador. 

• Nomeie os arquivos de forma detalhada e consistente — Digamos que você está à procura de emprego e precisa enviar o seu currículo atual. No entanto, tudo que consegue encontrar no seu notebook são arquivos nomeados “currículo.doc,” “currículo1.docx” e “currículo2.docx.” Em vez de perder tempo abrindo cada arquivo para descobrir qual é o mais recente e relevante, nomeie-os distintivamente. Use datas e palavras-chave nos nomes de arquivo para classificar documentos, como “currículo-01-05-2014.docx” ou “currículo-2014-compsci.doc.” Isso tornará a pesquisa de arquivos muito mais eficiente também.

• Não crie um sistema de pastas excessivamente complicado — Você não precisa de milhões de pastas e subpastas para manter-se organizado. Contanto que todos os seus arquivos não estejam soltos em um gigantesco diretório “Documentos”, você provavelmente está um passo à frente no armazenamento digital. Crie pastas para cada um dos seus principais tipos de arquivo ou pelo projeto que você trabalha com mais frequência, o que fizer sentido para os seus dados.

• Coloque os arquivos novos no lugar certo imediatamente — Use o sistema que estabelecer com cada arquivo, sempre! Lembre-se de colocar as músicas, fotos e documentos novos nas pastas apropriadas assim que clicar em “Salvar” ou “Baixar”. Adquira esse hábito para manter-se organizado.

• Utilize atalhos inteligentes — Você tem uma planilha de orçamento que acessa com frequência? Você sempre faz download de música para o mesmo diretório em um disco de backup? Crie um atalho ou alias desse arquivo ou pasta específicos e coloque-os na área de trabalho do seu computador. Em seguida, você pode manter o arquivo original ou pasta organizados por data ou palavra-chave em um local, mas ainda acessá-lo imediatamente com um clique.

Quando os seus arquivos estiverem melhor organizados, você pode pesquisá-los e visualizá-los mais facilmente por meio de qualquer dispositivo e com ferramentas como o aplicativo Seagate Media. Esse software organiza os seus arquivos automaticamente por tipo, para que você possa reproduzir filmes, ver fotos, ouvir música ou ler documentos.

—Por Trystan L. Bass