O que fazer e o que não fazer para organizar os seus arquivos digitais

Minha dica de hoje.

Hoje em dia, todos nós temos milhões de arquivos digitais armazenados em vários dispositivos. Arquivos de música, fotos, documentos do trabalho ou da escola, registros financeiros e o que mais pudermos imaginar, temos uma quantidade incrível de itens para organizar e localizar. Você pode tentar usar a função “Pesquisar” ou “Localizar” no seu computador ou tablet para conseguir o arquivo que deseja, mas, geralmente, você recebe uma lista enorme de resultados possíveis, em vez do arquivo exato que você está procurando. A pesquisa depende de nomes de arquivo descritivos e palavras-chave úteis dentro do arquivo. Você precisa de um sistema para organizar arquivos à medida que os cria e armazená-los, se quiser encontrá-los rapidamente mais tarde.

Os sistemas de organização digital podem ser uma questão de estilo pessoal, mas algumas verdades essenciais podem ajudar todos nós a organizar nossos arquivos.

• Não guarde todos os arquivos e não exclua arquivos antigos impiedosamente — Se você não guardá-los, não precisa organizá-los. Exclua duplicatas, livre-se de arquivos muito antigos que nunca usa e não faça download de todos os anexos de email. Por exemplo: quando você tirar fotos, exclua as que estão fora de foco, aquela em que aparece um papagaio de pirata e todas as fotos ruins antes ou durante a importação para o computador. 

• Nomeie os arquivos de forma detalhada e consistente — Digamos que você está à procura de emprego e precisa enviar o seu currículo atual. No entanto, tudo que consegue encontrar no seu notebook são arquivos nomeados “currículo.doc,” “currículo1.docx” e “currículo2.docx.” Em vez de perder tempo abrindo cada arquivo para descobrir qual é o mais recente e relevante, nomeie-os distintivamente. Use datas e palavras-chave nos nomes de arquivo para classificar documentos, como “currículo-01-05-2014.docx” ou “currículo-2014-compsci.doc.” Isso tornará a pesquisa de arquivos muito mais eficiente também.

• Não crie um sistema de pastas excessivamente complicado — Você não precisa de milhões de pastas e subpastas para manter-se organizado. Contanto que todos os seus arquivos não estejam soltos em um gigantesco diretório “Documentos”, você provavelmente está um passo à frente no armazenamento digital. Crie pastas para cada um dos seus principais tipos de arquivo ou pelo projeto que você trabalha com mais frequência, o que fizer sentido para os seus dados.

• Coloque os arquivos novos no lugar certo imediatamente — Use o sistema que estabelecer com cada arquivo, sempre! Lembre-se de colocar as músicas, fotos e documentos novos nas pastas apropriadas assim que clicar em “Salvar” ou “Baixar”. Adquira esse hábito para manter-se organizado.

• Utilize atalhos inteligentes — Você tem uma planilha de orçamento que acessa com frequência? Você sempre faz download de música para o mesmo diretório em um disco de backup? Crie um atalho ou alias desse arquivo ou pasta específicos e coloque-os na área de trabalho do seu computador. Em seguida, você pode manter o arquivo original ou pasta organizados por data ou palavra-chave em um local, mas ainda acessá-lo imediatamente com um clique.

Quando os seus arquivos estiverem melhor organizados, você pode pesquisá-los e visualizá-los mais facilmente por meio de qualquer dispositivo e com ferramentas como o aplicativo Seagate Media. Esse software organiza os seus arquivos automaticamente por tipo, para que você possa reproduzir filmes, ver fotos, ouvir música ou ler documentos.

—Por Trystan L. Bass

Meu arquivo sumiu???

Com a popularização dos discos rígidos com grandes capacidades de armazenamento, se tornou comum o acúmulo de arquivos em pastas espalhadas pelo computador. Por causa disso, é muito fácil aquela imagem que você lembra ter no seu PC se perder na imensidão de GBs do seu HD.

Pensando nisso, foi feito um programa chamado DropIt que, com uma simples configuração, consegue encontrar todos os arquivos do seu computador e organizá-los da maneira que você preferir. Agora, explicaremos em alguns passos como configurar o aplicativo para o uso.

1) Após a instalação do DropIt, você pode selecionar o idioma (português está disponível) em que ele funcionará. Feito isso, o programa ficará minimizado e com um ícone flutuante na tela. Clique com o botão direito neste ícone. Você então verá a seguinte janela:

(Fonte da imagem: Reprodução/DropIt)

2) Clicando em “Filtros de Processamento”, será mostrada a janela de Gestão de Filtros de Processamento. Nela você pode criar os filtros que organizarão os seus arquivos.

(Fonte da imagem: Reprodução/DropIt)

3) Na janela seguinte, você verá alguns campos que devem ser preenchidos:

• Nome – aqui é o nome do filtro que você está criando;
• Regras – as especificações do filtro;
• Comando – o que exatamente o seu filtro fará com os arquivos especificados;
• Pasta de Destino – essa área é modificada conforme o comando selecionado. Pode se tornar endereço da pasta, opções de exclusão de arquivos ou endereço onde eles serão salvos.

(Fonte da imagem: Reprodução/DropIt)

Nesse passo a passo, criaremos um filtro para mover arquivos com o título “Viagem” que estão espalhados pelo computador, para uma pasta específica.

A configuração do filtro ficou assim:

(Fonte da imagem: Reprodução/DropIt)

3.1) Para informações sobre como você pode criar novos filtros, e quais são os padrões lidos pelo DropIt, você pode clicar no botão azul logo ao lado do campo de regras;

3.2) Clicando no ícone com o desenho de um funil, você poderá personalizar ainda mais o seu filtro, incluindo informações como tamanho e data de criação dos arquivos que devem ser encontrados.

(Fonte da imagem: Reprodução/DropIt)

4) Feito isto, você precisa colocar o programa para trabalhar. Existem duas maneiras para fazer isso acontecer. 

A primeira (e mais simples) é arrastar a pasta, na qual você acredita que os seus arquivos se encontram para o ícone flutuante do DropIt. Caso o programa encontre algo dentro dos padrões que você criou no filtro, efetuará a ação desejada.

Outra maneira de realizar a varredura é através de um timer do programa. Caso você inclua constantemente novos arquivos em uma pasta e gostaria que eles depois fossem enviados para outro endereço, o DropIt busca automaticamente arquivos para aplicar as ações dos filtros selecionados.

Para fazer isso, você precisa clicar com o botão direito do mouse no ícone flutuante e selecionar “Configurar DropIt”. Na aba “Monitoramento”, você pode incluir pastas que serão analisadas e selecionar os intervalos de tempo entre as varreduras (no exemplo, foi utilizado 60 segundos).

(Fonte da imagem: Reprodução/DropIt)

Sugerimos que você utilize essa função de monitoramento apenas nos casos em que os arquivos serão apagados ou movidos da sua pasta de origem. Caso use para outra função, existe a possibilidade do filtro ficar se repetindo sem parar, consumindo processamento do seu computador inutilmente.

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É interessante lembrar que esta é apenas uma opção para organizar os arquivos dentro do computador, sendo que você pode encontrar programas com funções similares que lhe agradem mais. Outra opção é criar pastas com assuntos específicos como “Viagem”, “Wallpapers de filmes/games” ou o que você imaginar e se policiar quando for salvar nos arquivos. Assim que precisar de um deles, saberá onde encontrá-los.